关键词: 委托书规则/股东提案/适当议题/股东会议/美国公司法
内容提要: 股东提案适当议题的界定，是股东提案制度设计与实践需要解决的核心问题。在美国，作为注册证券持有者的股东可以利用委托书机制就广泛事项进行提案，股东提案机制业已成为股东控制集中管理的代理成本、促进公司社会责任的重要途径。美国股东提案规则的巨大功效，得益于实践中通过以下三个路径对股东行动议题的灵活拓展：建议性提案的使用、排除事由的限制、公司章程细则修订提案的运用。美国股东提案适当议题制度的实践经验，对我国公司法的相关实施具有重要启示意义。
股东提案，即由股东向公司股东会议提出的议案。目前世界上许多国家或地区立法都已不同程度地赋予符合一定资格条件的股东向公司股东会议提出议案的权利，我国《公司法》第103条也规定，股份有限公司满足一定持股数量条件的股东有权提出临时提案。我们知道，任何权利都存在一定的边界，股东显然不可能漫无边际地提出议案。那么，股东可以就哪些事项进行提案？这是股东提案权制度设计与实践需要明确回答的重要问题。我国《公司法》规定，临时提案的内容应当属于股东大会职权范围。从上市公司股东提案实践看，股东提案内容主要限于管理者选任、公司重大变更等传统事项，提案议题范围较为有限。相比之下，美国上市公司股东提案议题却几乎涉及公司治理的各个领域，股东提案权制度在促进上市公司治理方面发挥了重要作用。美国股东提案适当议题制度的成功实践经验可以作为我国实践的适当借鉴。
一、股东提案适当议题的判断标准 美国是最早明确确立股东提案权的国家，股东提案权的制度渊源主要体现为美国证券交易委员会（Securities and Exchange Commission，以下简称SEC）依据证券交易法授权于1942年制定的委托书规则14a-8，亦称股东提案规则。该规则允许符合一定资格条件的上市公司股东（注册股票的持有人）请求公司（注册股票发行人）将适宜股东行动议题的提案列入为委托书征集材料，并赋予被征集股东就该提案进行表决的权利。在股东提案规则设计与实践中，首要问题是股东行动适当议题的内涵界定。SEC最初并未对此进行准确具体地界定，只是表明议题适当性判断需依据公司注册地的州法判断。[1]这是因为，哪些事项适宜股东集体行动属于公司内部权力配置问题，宜由州公司法等法律确立，委托书规则的制度目的只是为股东提供将那些对于股东具有重要意义的事项提交其他股东考虑的机制。 鉴于股东提案规则实践不断发展对议题适当性判断提出了进一步要求，SEC在“依据州法非为股东行动适当主题”之概括性规定的基础上，另外发展出12项股东提案排除事由。分析这些排除事由，部分属于非适当议题的排除事由，如第4，5，7，8和13种排除事由；其余部分则属于非适当议案的排除事由，这些情形的提案虽然议题适当，但具体方案不满足合法性或可行性等要求。其中，非适当议题的排除事由成为判断股东提案议题适当与否的标准，除非公司证明股东提案内容属于以下这些排除事由，否则应为适当议题；当然，是否为适当提案，尚需进一步判断其具体方案是否符合合法性或可行性等要求。
第一，与公司经营不存在重大关联。1972年，SEC对股东提案规则进行了修改，删除了原有“一般政治性、经济性或社会性提案”的排除事由，增订了非重要关联性及非公司能力所及的排除事由，即公司只能排除那些与公司经营不存在重要关联或公司无能为力的提案。[2]股东提案规则14a-8 （i）规定的第5类公司可排除提案为：提案仅涉及最近一个财务年度内公司不足总资产5%的资产，或不足5%的公司净收益与总营业额有关，并且与公司经营不存在其他重大关联。需要注意的是，这里的关联性是与公司整体经营事务的关联、与其他股东存在利益关联，股东为追求个人利益的提案不构成此种关联。股东提案规则14a-8（i）规定的第4类公司可排除提案为：提案涉及股东对公司或其他人的个人请求或委屈的救济，或者提案是为了股东个人获利，或者为了促进非由其他股东平均分享的私人利益。
第二，股东提案事项属于日常经营事务。有些提案议题虽与公司经营存在重大关联，但可能并不适宜股东集体行动，只有重大事项属于公司股东会权限，而公司日常经营则由管理层集中管理。1954年，美国股东提案规则确立了日常事务提案的排除原则，允许公司排除涉及公司日常经营活动的提案。[3]美国股东提案规则14a-8（i）规定的第7类公司可排除提案为：提案涉及公司日常经营事务的处理。这一排除原则主要基于两方面因素考虑：日常经营事务属于公司管理层基本权限，不宜由股东直接监视；股东提案旨在宏观管理公司，股东对于复杂性质的事务不具有做出有资讯保障的判断的能力。[4]作为日常经营规则的一个表现，美国股东提案规则14a-8（i）规定了第13种公司可以排除的股东提案：提案涉及具体数额的现金或股票分红。这一排除事由的依据在于，分红的具体数额并非属于宏观政策，公司更具有判断能力，不宜由股东发起行动。
此外，美国股东提案规则还有一个排除事由，即涉及公司董事会或类似管理机构成员选举的提案为公司可排除提案。从理论上讲，选举公司经营者是股东应有的权利，理应是股东集体行动的适当主题。SEC曾指出将董事选举相关提案列为排除事由的考虑：“此规定的主要目的是表明，对于董事选举，鉴于有规则14a-8并非是实施竞选活动或以此种性质的选举进行改革的适当途径。；[ 5]换言之，董事选举本身依然是股东适当行动的议题，只是不适宜通过利用公司发布委托书材料的途径。这是因为，委托书机制费用低廉，若允许股东可以利用此途径随时向经营者发难，将引发反对或支持董事提名的竞选战，对公司经营产生重大冲击。可见，该排除事由属于委托书机制的特殊政策考量，而非股东提案适当议题的一般判断标准。
简而言之，除非股东提案议题符合以上几类情形之一，即依据州法非为股东行动适当议题，与公司经营不存在重大关联，股东提案属于日常经营事务或涉及董事选举事宜，否则即可认为属于适当议题。然而，由于州公司法将公司经营的广泛权力都授予了董事会，多数事项都属于公司日常经营事务，股东大会权限即股东可以提案行动的议题似乎十分有限。
二、美国上市公司股东提案议题涉及领域的实证分析
令人感到惊奇的是，尽管美国上市公司充分推崇董事会集中管理，但与此同时股东提案涉及的议题却十分广泛，除了涉及公司重大变更等传统被认为属于股东会权限的事项，还涉及许多曾一度被认为属于董事会经营管理权限的事项，即将集中管理中的部分重大事项提取出来，允许股东提案积极发起行动。在一定程度上可以说，美国股东提案规则在控制集中管理代理成本、落实公司社会责任方面发挥了特殊作用，已经成为改进公司治理的重要利器。
（一）股东提案与代理成本控制
为了减少与控制董事会集中经营产生的代理成本，现代公司法将公司经营重要事项的决策权保留给股东，并通过选任策略、激励策略、收购市场策略等激励管理层更好地为全体股东利益努力。针对董事会实际上操纵股东会议议程以及代理成本控制策略而产生的弊端，美国股东提案规则不仅赋予股东通过提案讨论传统上属于股东会权限的公司重大事项，股东还可就代理成本控制策略相关事项积极提案，以维系代理成本控制机制的有效运作。
第一，选任策略。美国股东提案规则虽然将有关董事选举提案作为公司可以排除的提案，但在实践中采取了严格限制的做法。除非提案关系到当前或未来的提名，SEC一般拒绝同意排除以下这些相关内容的提案：董事选举频率，试图区分董事会主席与首席执行官的角色，建立股东委员会以评估董事表现，涉及投票程序，涉及提名程序，以及要求补偿股东在选举竞赛中的花费。[6]不仅如此，近些年来股东提案实践的发展，使股东无法通过委托书机制提名董事的状况得以改善：2006年联邦法院指出，股东力图修改公司章程细则以建立股东提名候选人的程序应进入公司投票，此提案不能依据该规则被排除于公司委托书之外；[7]2009年，SEC发布了委托书规则改革公告，该公告的修改建议将使股东能提交那些修改或要求修改公司有关规范股东提名程序或披露要求的提案。[8]
第二，激励策略。激励策略是降低代理成本的一个重要机制，但实践中管理层薪酬的决策权经常受制于董事会，被认为属于董事会的日常经营事务。如美国示范商业公司法第8. 11条规定：如果公司章程或章程细则未作另行规定，董事会可确定董事之报酬。有分析指出：在1992年以前，许多公司都生张提案事由属于日常经营事务，依据股东提案规则应当排除，并成功地反对将有关高管薪酬的提案纳入其委托书材料中；1992年，SEC推翻了其关于日常经营事务排除规则禁止有关高管薪酬提案的解释，认为高管薪酬问题已经成为公众普遍关注与讨论的焦点，不再属于日常经营事务的范围。[9]
第三，收购市场。在面临公司收购时，公司股东与董事会之间具有不同的利益偏好与动机，董事会可能会基于保住职位的动机而采取不当的反收购措施。随着二十世纪八十年代公司反收购措施的增加，公司股东也逐渐注重通过股东提案等方式监督公司管理层行为，避免公司管理层为收购市场设置不利障碍，最为典型者为提案要求董事会取消毒丸计划。有分析指出：“在1987年以前，不存在有关毒丸计划的股东提案。在1987年到1993年期间，总共有191个取消毒丸计划的股东提案向116个公司提出……在相同时期内，没有任何一类股东提案能得到如此多的关注与支持。”[10]不仅如此，二十世纪九十年代开始，SEC逐渐允许股东提出取消黄金降落伞计划的提案。[11]随着股东提出章程细则修订的提案也逐渐得到认可，股东提案消除收购市场运行障碍的功能得以大大增强。
（二）股东提案与公司社会责任
鉴于二十世纪七十年代公众对公司社会责任的高度关注，美国股东提案适当议题制度实践逐渐为股东进行公司社会责任提案打开便利之门。1969年，美国法院在一个案例中指出：公司股东有权提案建议公司以股东所认为的较为符合社会责任的方式经营，即使此一方式可能较不具营利性。[12] 1972年，SEC改变了原有立场，允许股东就与公司经营存在重大关联的事项或具有重要社会政策性公司经营事务进行提案。藉此，股东得以通过提案促进公司在人权保护与环境保护等诸多领域的社会责任。
第一，人权保护领域。在美国，股东提案规则被广泛运用于促进公司在人权保护方面的社会责任，如公司公平雇用机会、产品安全与消费者保护、反对种族歧视等，其中最为典型者是SEC对有关公平雇用机会提案立场的变化。1991年，快客芭箩（Cracker Barrel）公司的股东要求公司取消歧视性取向的雇佣政策，SEC的承办部门认为：工人的雇佣政策属于公司日常经营事务，即使涉及社会政策问题，公司得排除该类提案。[13]该立场引起了广泛争议，受到理论与实务中的诸多质疑，议会也要求SEC对委托书规则进行重新审视以有效保护投资者。基于这些背景，1998年SEC在股东提案规则修订时逆转了其1992年采取的立场，指出：“对快客芭箩公司不行动立场的逆转将导致回归个案分析路径。在这一领域进行区分时，委员会及承办部门将继续采用适当的标准对有关‘日常经营’提案进行判断。这一标准最初由委员会1976年公告指明，将一些提出社会政策问题的提案作为例外。”[ 14]
第二，环境保护领域。美国股东提案促进公司落实在环境保护领域的社会责任，可从以下三方面得到例证。其一，股东提案促使公司采取刻瑞斯原则，积极承担环境保护责任。[15]其二，防止环境污染。比如在1990年，埃克森石油公司（Exxon Corporation）收到了许多个有关公司减少和防止污染的股东提案，SEC的主管部门对这些股东提案也大多予以了支持，如关于要求公司成立董事会环境事务委员会，要求公司设备减少有毒化学物质的排除，要求公司制定计划减少二氧化碳的排放。[16]其三，关于气候变化。有论者指出：在2004与2005年，股东向公司提交了至少25件以气候变化为目标的提案，这是2000年与2001年提案数量的3倍；2007年，有43个气候变化相关股东提案提出，数量达到最大；从目前看有些提案得到了最高水平的股东表决支持，2007年有一个气候变化相关提案得到了39. 5%股东支持，创造了新的记录。[17]
三、美国上市公司股东提案适当议题拓展的成功经验
依据美国州公司法，公司一切经营权力属于董事会、法律或公司章程另有规定，股东会权限十分有限。然而股东提案适当议题制度的实践表明，股东提案议题范围大大超越了传统州公司法下的股东会权限事项。美国上市公司股东提案适当议题制度的发展历史，在一定程度上可以说是股东提案议题范围不断拓展的过程。股东提案议题范围拓展，主要是通过以下三方面路径实现的。
（一）建议性提案的使用
鉴于实际上州法将许多公司事务交由董事会负责，股东提案的空间较小，早在1948年即有评论建议：如果依据州法提议事务由董事会负责而非股东行动，建议将只具有推荐效力，但是包含在提案中的想法应当由股东交流以便其表决是否通过。[18]
1976年SEC在对股东提案规则进行修订的公告中指出：股东提案命令或指挥董事会采取行动可能会构成对传统州法下董事会专门权限的不法侵害；但反过来说，如果提案仅仅推荐或建议董事会采取一定行动将似乎与传统州法不违背，因为这些提案仅仅是建议性的、即使获得多数股东采纳也不会对董事会产生拘束力。[19]
1998年SEC对关于依据州法非为股东适当议题的排除事由予以注释说明：“根据我们的经验，绝大多数以建议或请求董事会采取具体行动形式呈现的提案依据州法是适当的。因此，我们推定以推荐或建议形式拟成的提案是适当的，除非公司证明其不适当。”[20]
关于印发昌吉回族自治州人民政府办公室公文处理细则的通知
新疆维吾尔自治区昌吉回族自治州人民政府办公室
昌州政办发[2006]219号
关于印发昌吉回族自治州人民政府办公室公文处理细则的通知
各县市人民政府,自治州各委、办、局,州直企事业单位:
《昌吉回族自治州人民政府办公室公文处理细则》已经州人民政府研究通过,现印发你们,请认真遵照执行。
昌吉回族自治州人民政府办公室公文处理细则
第一章总则
(一)为认真贯彻执行《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)和《新疆维吾尔自治区国家机关公文处理实施细则》(以下简称《细则》),细化办公室公文处理工作,实现科学化、规范化、制度化,特制定本细则。
(二)公文处理工作中,公文办理人员要遵纪守法、认真负责、廉洁秉公、坚持原则,全心全意为领导服务、为部门服务、为基层服务。
第二章公文管理
(一)自治州人民政府及政府办公室的各类公文由文书科统一管理。
统一管理的公文包括:各县市、各部门报送自治州人民政府、政府办公室所有公文(电报、信访件、信件等);以自治州人民政府、政府办公室名义发出的所有公文;中共中央、国务院及中央办公厅、国务院办公厅文件,国务院各部委、各直属机构文件;自治区人民政府、政府办公厅文件,自治区党委、政府各部门、各直属机构以及兄弟地州的来文。
(二)办公室收到的各类公文,由文书科统一启封、分类、编号、登记后处理。政府及办公室领导、各科室原则上不直接处理未经登
记的来文。
未经收文登记处理的公文,领导有批示的,应由专职秘书退回文书科补办登记手续,批示原件必须留在文书科。
州领导批示件的管理,要严格履行文件登记手续。严格控制传阅和知晓范围,不得擅自复印、横传。复印、传阅工作均由文书科负责。
电报特别是密码电报,政府及政府办公室领导批示有关部门办理的,统一由文书科按规定程序处理。
(三)公文在办理、运转过程中,坚持“来去登记、统一出口、分类办理”的原则,不得横传,以防止公文丢失、压误和手续不清、职责不明。
(四)办理完毕的、符合发文要求的公文,由文书科复核、编号,统一印制。
第三章文种的使用
政府公文文种主要有以下13种:
(一)命令(令):下行文。是依照有关法律,发布规章、采取重大强制性措施、任免、嘉奖有关人员时使用的一种公文,适用于“政府令”。
(二)决定:下行文。是对重要事项或重大行动做出安排、奖惩有关单位及人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项时使用的一种公文,适用于“昌州政发”。
(三)公告:行文方向是面向国内外,是通过媒体向国内外公开发布的发布性文件,是宣布重要事项或法定事项时使用的一种公文。一般分两类:一类用于宣布应当了解的重要事项;一类用于宣布应当遵守和办理的重要事项。公告没有主送、抄送单位,标题为发文机关加“公告”两字。张贴的公告必须加盖公章。
(四)通告:是面向社会公众、公开发布的公布性文件。是在一定范围内,公布应当遵守或者需要周知的事项时使用的一种公文,可以张贴。通告没有主送、抄送单位,标题为发文机关加“通告”两字,落款加盖公章。
(五)通知:下行文,也可以是平行文。是发布规范性文件,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,传达上级机关的指示,要求下级机关办理和需要周知执行的事项以及任免人员时使用的一种公文。适用于“昌州政发”、“昌州政办发”、“昌州政函”、“昌州政办函”、“昌州政办传”、“昌州政任免”。
(六)通报:下行文。是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况时使用的一种公文。按其内容可分表彰性、批评性、指导性和沟通性四种通报,适用于“昌州政发”、“昌州政办发”、“内部通报”。
(七)议案:是专用于对同级人大及其常委会提请审议事项时使用的一种公文,适用于“昌州政议案”。
(八)报告:上行文。是向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问或要求时使用的一种公文,适用于“昌州政发”。
报告一般分七种:一是综合性工作报告;二是专题性工作报告;三是一般情况反映报告;四是要求上级批转的报告;五是错误检查报告;六是例行工作情况报告;七是报送文件的报告。
(九)请示:上行文。是向自治区请示和请求批准事项时使用的一种公文,适用于“昌州政发”。
(十)批复:下行文。是以自治州人民政府或经州政府同意以州人民政府办公室名义答复下级机关请示事项以及批复需要由自治州人民政府依法予以批准的事项时使用的一种公文,适用于“昌州政函”、“昌州政办函”。
(十一)意见:是既含上行、下行意义又含平行意义的一个文种,用于对重要问题提出见解和处理办法。一般情况下,用于上行时,应按请示性公文的程序和要求办理。用于下行时,可对贯彻执行提出明确要求,也可要求下级机关参照执行。作为平行文,应提出明确建议。适用于“昌州政发”、“昌州政函”、“昌州政办发”、“昌州政办函”。
(十二)函:平行文。是不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准事项时使用的一种公文。分“函”与“复函”两种形式,适用于“昌州政函”、“昌州政办函”。
(十三)会议纪要:下行文。是记载、传达会议情况和议定事项,要求与会单位共同遵守、执行时使用的一种公文。适用于“政府常务会议纪要”、“州长办公会议纪要”、“秘书长办公会议纪要”。
文种和发文字号之间没有十分确切的对应关系,应根据文件内容及上下级或隶属关系来选择。
第四章办文格式
公文格式要严格按《国家行政机关公文格式标准》(GB T 9704—1990,简称“国标”)中要求的各要素规定执行,各科室在办文时必须使用办公室统一的办文单(蓝色),并按所列项目逐一填写。
(一)涉及国家秘密的公文按照国家制密规定分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”。
(二)对公文送达时限的紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”。
(三)发文字号应根据公文内容、主送机关、行文关系来确定。以自治州人民政府或政府办公室名义行文,可分别标明“昌州政发、昌州政函、昌州政传、昌州政办发、昌州政办函、昌吉州政办传”等。
(四)公文的签发先由承办科室科长或授权的副科长签字,再由分管副主任审核,最后按签发权限呈签。办文单上要具体标明“拟稿单位和拟稿人”。
(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容和公文文种。标题中,除法律、法规、规章名称加书名号外,不得使用标点符号。
(六)主送机关应严格按照公文密级、发文范围确定并使用全称或者规范化的简称、统称。“令”的主送机关应标注在公文末页主题词之下、抄送之上。
(七)公文如有附件,应注明附件顺序和名称。附件应与公文正文装订在一起,并在附件左上角标注“附件”,其顺序与附件说明标注内容相一致。如附件与正文不能一起装订,应在附件首页左上角标注公文的发文字号,并在其后标注附件名称及其序号。
转发、印发、批转的内容及随函呈报的内容不应视为附件。
(八)成文日期以领导签发的日期为准,联合行文以最后签发机关领导的签发日期为准。“政府令”的落款以批准日期为准,电报、信函以发出日期为准,会议纪要的成文日期应署会议召开之日并在标题下用括号标注。
(九)公文除“会议纪要”和电报以外,应当加盖发文机关公章。
(十)公文如有附注(需要说明的事项),应当加括号标注在成文日期之下、主题词之上。“请示”还应在附注处注明联系人的姓名和电话号码。
(十一)公文应当标注主题词。主题词由反映公文主要内容的规定词组组成,标注在公文末页成文日期之下、抄送机关之上。上行文应当按照国务院的要求标注主题词。
(十二)抄送机关指除主送机关外需要执行或了解公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称,标注在主题词之下。抄送机关较多时,应当以上级机关、平级机关、下级机关次序排列;同一层次的按党、政、军、群顺序排列。
第五章行文规则
(一)行文应当确有必要,注重效用。
(二)可以自治州人民政府、政府办公室名义向政府各部门、直属机构和下级政府行文。
(三)以政府办公室名义答复下级部门“请示”事项时,须冠以“经自治州人民政府同意”字样。
(四)自治州人民政府可与自治区各委、办、厅、局联合行文;与自治州党委和军分区例行行文(应遵循党、政、军顺序);政府办公室可与党、政、军所属机关联合行文。
(五)办公室内设机构不得对外行文。
(六)为减少重复性行文,凡上级机关的公文已有明确规定的,本级无需再作具体要求的,可以不另行文,而将原文翻印下发。自治州政府原则上不转发自治区各部门的文件,不批转政府所属部门的会议文件。
(七)“请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
(八)向下一级政府的重要行文,应当同时抄送自治州党委、人大、政协等部门。
(九)除自治州领导特别交办的事项外,不得以政府名义向自治区领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第六章收文审核
(一)上级机关下发或交办的公文、下级机关上报需要办理的公文,均由文书科负责签收、登记处理。
(二)各县市、自治州各部门文件中,主送政府的公文,登记后按内容要求按签批权限呈政府办公室领导拟办后,按拟办意见办理。抄送政府的公文登记后,送相关领导阅知。
(三)下级机关报送政府办理的公文,文书科应按公文处理细则的有关规定进行审核。重点是:是否应由本机关办理;是否符合
行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或县市职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
(四)经审核符合规定要求的公文,由文书科根据公文的内容和请示的事项,再进入办文程序。对不符合要求的公文,由文书科退回报文单位,并说明退文理由和重办要求。
(五)来文中,请示的事项明确、属政府职能部门职责的公文,经办公室主任或分管文字的副主任批准,由文书科登记后可直接转有关职能部门办理,同时告知来文单位。
(六)来文中,请示事项关系重大、情况复杂、比较紧急、需要政府研究、协调、解决的;需政府领导批示解决的;明确要求领导批示或裁决的;需要分管领导确定原则的;需要分管领导协调的,按公文处理程序逐级呈送办理。
(七)政府领导有批示,而又不需要行文时,应将批示件退回文书科,由公文处理人员办理。
第七章公文承办
(一)公文的承办要严格审核,力求精减公文数量、提高公文质量。各承办科室必须对文书科分办的公文从以下几个方面进行重点审核:
1.请示事项是否须由自治州政府或政府办公室批准、答复、转发;
2.内容是否符合法律、法规、规章,与现行政策是否衔接;
3.涉及其他部门的事项,报文单位是否已与有关部门协商。如意见一致,是否与有关部门会签,并在请示中说明会签情况,或附有关部门会签原件或复印件。如意见不一致,报文单位的主要负责人是否与有关部门主要负责人进行了协商;未取得一致意见的,是否说明了协调情况,是否列明了各方理据,或附有关部门意见原文,并且是否就此提出了倾向性意见。
(二)公文承办人对自己所办公文的请示事项要做到情况清楚、全面、准确。
(三)公文中若有属自治州政府有关部门职权范围内的事项,或可经政府授权由有关部门办理的事项,经分管副秘书长协调处理后转送有关部门研究办理。属需自治州政府批准的事项,报分管州领导审批。
(四)凡复杂、重要事项,分管副秘书长必须进行调查研究,综合分析有关部门意见,深入把握问题实质,然后提出处理意见,供政府领导决策时参考。
第八章发文的审核办理
(一)以政府和政府办公室名义发出的公文,无论是由承办科室拟稿的,还是由部门代拟稿的,必须符合《细则》的发文规定。代拟稿须由承办科室按规范进行整理。
(二)对发出的公文,在进入拟文程序前,应当由承办科室科长进行审修。审修的重点是:是否需要发文,是否需要以政府或政府办公室名义发文。凡属部门职权范围内的事情、专业会议纪要、尚不成熟的文件,可由有关部门自行发文或由几个部门联合发文的,以及其他可发可不发的文件,可提出不予批转或转发的意见,也可建议不发或提出政府授权、由有关部门联合发文的意见,尽量减少文件数量和份数。
(三)经审修确需发文,草拟公文时应当做到:
1.公文的基本精神要符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
2.情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
3.根据行文目的、发文主送机关与政府的行文关系来确定公文文种。
4.紧急公文,应当体现紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度,不得滥用和虚标。
5.人名、职务、地名、数据、引文和专用名词要准确。
6.草拟文稿要按公文格式要求,留出批示空地。
(四)政府分管副秘书长对公文主要从以下几个方面进行审核把关:
1.审核承办科室拟发的公文的基本精神是否符合国家的方针、政策、法律、法规,与政府、政府办公室近几年的发文有无抵触、矛盾,必要时可请承办科室或报文部门的负责同志说明有关情况。
2.公文中提出的政策是否明确,采取的措施是否切实可行,文字表述是否准确无误。复杂、重要事项,是否进行调研和协调,是否有客观的综合分析。如果发现呈文中的问题,退承办科室按有关规定予以纠正。
(五)办公室分管文字副主任核稿重点是:是否确需发文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合《办法》及《细则》的规定等。(六)公文经政府分管副秘书长审核、办公室分管文字副主任核阅、政府领导签发后,承办科室应对起草的文稿、有关部门的代拟稿、批转或转发按语再进行认真校对,送文书科印制。
(七)以自治州人民政府和办公室名义办理的公文,凡涉及国家和自治区、自治州法律、法规等内容以及法规性文件,应先由政府法制办审核后,报送有关领导审批。
(八)公文正式印制前办公室文书科要进行复核,重点审核签发手续是否完备、附件材料是否齐全、格式是否统一、规范,文种使用、主、抄送机关、主题词等是否妥当。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第九章公文的签发
(一)自治州人民政府发布的决定、命令和政府规章,向自治州人大及其常务委员会提出的议案、人员任免,由自治州州长签署。
(二)以自治州人民政府名义上报自治区审批的重要文件和下发的公文原则上由州长或负责常务工作的副州长签署。
(三)以自治州人民政府的名义向自治区各委、办、厅、局的行文,原则上由分管副州长签署。
(四)以自治州人民政府办公室名义发文,自治州人民政府领导同志批示办理的由分管副州长或秘书长审核签发;属自治州人民政府办公室职权范围内的发文由办公室主任签发。
(五)凡报送州长、负责常务工作的副州长签发的文件,不论是办公室草拟或有关部门的代拟稿,必须经主管副秘书长、分管副州长逐级审核、签字,办公室分管公文的副主任、办公室主任核稿后送签。
(六)受州长委托或按分工召开的专题会议纪要由主持会议的领导签发,必要时报州长或负责常务工作的副州长签发。州长助理、副秘书长受州长、副州长委托召开会议形成的纪要,由委托的领导签发。
(七)对宜于公开报道的事项,按新闻稿审定制度执行。
第十章公文归档和销毁
(一)自治州人民政府、政府办公室在一切政务活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值的各种载体文献资料、声像、照片以及工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等,按《档案法》的规定,均由文书科档案室集中统一管理。
(二)以政府名义发通知召开的各类会议,参会科室要负责收集完整的会议材料,及时收集交至文书科。
(三)归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),保证归档公文的齐全、完整,能正确反映机关的主要工作情况,便于管理和利用。
公文档案应按内容和载体的不同进行整理、排列编目和索引,使机关档案管理形成一个条理化、系统化的有机整体。
(五)草拟、修改和签批公文,不得使用圆珠笔、铅笔或彩色笔,纸张和字迹材料必须符合存档要求。
(六)文书科档案室对归档材料的保存价值和利用价值要有区别、有重点地进行甄别、鉴定,对保管期限已到的,要及时清理、登记、报批、销毁,该移交自治州档案馆的要定期办理移交手续。
(七)收集、整理的案卷,每年要进行登记、统计(包括移交出去的),准确编报统一年报,及时上报档案管理部门。
(八)销毁省军级文件、绝密、机密、秘密文件、密码电报工作统一由文书科负责。销毁上述文件,要逐件登记造册,经分管文字的副主任批准,两人以上参加监销,到指定的地点进行销毁。任何人无权自行处理文件及其他文献资料、声像、照片等,严防失、泄密事件的发生。
(九)文书科档案室对办公室各科室、驻外办事处的公文归档工作在业务上有检查、监督和指导责任。
第十一章公文运转
(一)文书科必须确保上报公文的及时处理,并做到随时通知领导秘书、有关科室取文和呈送领导文件。
(二)直接报领导阅批的公文,领导秘书应根据文件的缓急程度排好次序及时呈领导阅批。
(三)分有关科室办理的公文,承办科室负责人根据要求进行审核后,对符合办理要求的,及时安排办理;不符合办理要求的说明理由,及时退回文书科,以便文书科做退文处理。
(四)凡是转有关职能部门办理的公文,本着“谁办理、谁负责”的原则,由承办科室在转办的同时,告知报文单位和文书科,要求提出办理意见的,跟踪催办落实。对不属于本科室业务范围的或不宜由本科室办理的,应及时退回文书科并注明理由。
(五)各承办科室要对公文办理时限负责,保证特急件随时办理。急件从收文之日起5个工作日(含公休日)内办完,一般件应在10个工作日(含公休日)内办完,因情况特殊,不能按时限办完的,应及时向报文单位说明情况。
(六)承办人员因各种原因完不成公文办理时,承办科室负责人要及时调整承办人员,做好衔接工作,不得压误。
(七)承办科室负责人要时刻督促本科室人员随时取文。
(八)经办文科室科长审核确定发文后,拟文科室要及时呈领导审核、签发。最终的签发人不在时,可通过电话请示授权在家的领导签发,后补手续;确需最终签发人签发的文件,必须通过机要途径传签。拟文科室必须在办文单下角注明详细情况。
(九)文书科对所有批办、承办的公文,按时限要求进行催办核对,对按规定受理的公文办理情况进行分析、汇总,报办公室领导。
(十)文书科翻译室承担需翻印上报自治区人民政府的有关文件和各类文件的翻译、审定工作。应保证各类文件按时完成。特急件,即时翻译,24小时之内完成;急件,48小时之内完成;一般件,3天之内完成,均不得压误。
(十一)文书科要保证各类文件的安全及印刷质量和时效。按照文件的轻重缓急,合理安排。特急件,要随到随印,保证24小时之内完成;急件,48小时之内完成;一般件,3天之内完成,均不得压误。
(十二)各科室草拟的公文属特急、急件的,要事先与文书科联系,由文书科统一安排。文印室按规定完成印刷后,特急件、急件及时送文书科,由文书科按时分文送出。
(十三)已经秘书科、文书科复核送印的公文,未经批准,任何人不得校改。
(十四)文件的分发统一由文书科负责,各科室不得直接从文印室提取文件。
第十一章附则
(一)本细则由州政府办公室负责解释。
(二)本细则自印发之日起执行。
昌吉回族自治州人民政府办公室
二００六年十二月五日
